KI-Telefonassistent für Dienstleister

Für Friseure, Kosmetikstudios, Nagelstudios, Fitness- und Yogastudios, Logistik- und Reinigungsbetriebe, Coaches und persönliche Dienstleister – überall dort, wo Termine organisiert und Kundenanfragen beantwortet werden müssen.

Automatische Telefonannahme – damit du dich auf deine Arbeit konzentrieren kannst

Lokale Dienstleister – ob Reinigungsunternehmen, Pflegedienst, Kosmetikstudio oder Beratungsbüro – sind oft mitten im Einsatz wenn das Telefon klingelt. Wer gerade beim Kunden ist, kann nicht abnehmen. Wer nicht abnimmt, verliert die Anfrage. Der KI-Telefonassistent nimmt Anrufe automatisch entgegen, erfasst Anliegen, beantwortet häufige Fragen und organisiert Rückrufe oder Termine – damit keine Anfrage mehr ins Leere läuft. Vollständig DSGVO-konform, Einrichtung komplett durch uns.

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Anruf kommt rein

Der Assistent nimmt automatisch ab – egal ob du gerade beim Kunden bist oder zwischen zwei Terminen.

2

Anliegen wird erfasst

Art der Anfrage, Kontaktdaten und Wunschtermin werden strukturiert aufgenommen und weitergeleitet.

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Du wirst informiert

Per SMS oder E-Mail siehst du auf einen Blick was wichtig ist und rufst gezielt zurück.

Und während der Assistent telefoniert – läuft die Dokumentenablage mit.

Auf Wunsch verarbeitet das System auch eingehende Dokumente automatisch – Auftragsbestätigungen, Rechnungen und Lieferscheine werden erkannt, extrahiert und sauber abgelegt. So behältst du auch im administrativen Bereich den Überblick.

📥 Erkennung

Rechnungen, Lieferscheine etc. werden automatisch aus E-Mails erkannt.

📃Extraktion

Betrag, Datum, Lieferant usw. werden automatisch übernommen.

🗂️ Ablage

Alles wird sortiert abgelegt – jederzeit auffindbar, buchhalterisch vorbereitet.

So funktioniert es

✔ Termine werden automatisch gebucht
Digitale Assistenten nehmen Anrufe entgegen, klären Anliegen und buchen Termine direkt ins System. Weniger Unterbrechungen im Alltag und ein voller, klarer Kalender.

✔ Weniger Ausfälle durch Erinnerungen
Kunden erhalten automatische Termin-Erinnerungen per SMS oder per Anruf. Das reduziert No-Shows und sorgt für bessere Planung.

✔ Mehr neue Kunden durch schnelle Antworten
Anfragen werden sofort aufgenommen und beantwortet – egal ob nach Öffnungszeiten, Preisen oder freien Terminen. Kein Kunde geht verloren.

✔ Ordnung im Büro und im Posteingang
Rechnungen, Bestellungen oder Kundenanfragen aus E-Mails werden automatisch erkannt und abgelegt. Weniger Papierkram, mehr Übersicht.

✔ Online sichtbar – neue Kunden gewinnen
Mit unserer digitalen Grundausstattung erhältst Du eine professionelle Website, eigene E-Mail-Adresse und bessere Auffindbarkeit bei Google. So finden neue Kunden Deinen Betrieb schneller – und Du hebst Dich klar von der Konkurrenz ohne Online-Präsenz ab.

✔ Mehr Bewertungen – mehr Vertrauen
Nach erfolgreichen Terminen wird automatisch freundlich um eine Bewertung gebeten. Zufriedene Kunden helfen so, neue Kunden zu gewinnen – weniger gute Erfahrungen werden intern erkannt.

Weniger Zeit mit unqualifizierten Anfragen – mehr Zeit für echte Geschäfte.

Eine Investition in deinen Betrieb

Ein paar verpasste Termine oder Anfragen pro Woche summieren sich schnell zu tausenden Euro im Jahr.
Wenn Termine automatisch organisiert und erinnert werden, rechnet sich eine gute Lösung oft schneller als gedacht.

✓ 24/7 erreichbar

✓ Keine Krankheit, kein Urlaub, keine Ausfälle

✓ Sofort einsatzbereit

✓ Gleichbleibende Qualität

✓ Alle Infos automatisch dokumentiert

Lass uns gemeinsam schauen, ob es für dich passt

Jeder Betrieb ist anders. Deshalb sprechen wir zuerst ganz in Ruhe über deine Situation und zeigen, wo wir sinnvoll helfen können – unverbindlich und ohne Druck.

Wenn es passt, kommen wir auch gern persönlich vorbei und erklären alles verständlich.
So kannst du selbst entscheiden, ob und wie du starten möchtest.

Fabian Becker
Gründer von Kontor Digital

Fragen & Antworten

Was passiert wenn ein Kunde ein konkretes Angebot oder eine Beratung möchte?

Der Assistent erfasst das Anliegen und den Wunschtermin und leitet alles an dich weiter. Er gibt keine Preisauskünfte oder Angebote ohne deine Freigabe – stattdessen sorgt er dafür dass du beim Rückruf bereits alle nötigen Informationen hast und das Gespräch direkt in die richtige Richtung steuern kannst.

Ich habe Interesse – wie läuft das bei meinem Betrieb ab?

Wir kommen einfach bei dir vorbei – oder sprechen kurz per Telefon. Gemeinsam schauen wir uns an, zu welchen Zeiten die meisten Anrufe eingehen, welche Fragen Kunden am häufigsten stellen und wo aktuell Anfragen verloren gehen. Danach richten wir alles vollständig im Hintergrund ein. Du musst nichts selbst konfigurieren und deinen Arbeitsalltag nicht umstellen.

Hört man, dass es eine KI ist?

Du kannst es selbst ausprobieren – ruf einfach unsere Testnummer an. Die Stimme klingt natürlich und die Gesprächsführung ist flüssig. Wir weisen deine Kunden transparent darauf hin, dass sie mit einem digitalen Assistenten sprechen – das ist uns wichtig und gehört zu einem seriösen Einsatz dazu.

Kann der Assistent auch Termine direkt buchen?

Ja. Auf Wunsch richten wir eine Kalenderanbindung ein, sodass der Assistent deinen Kunden direkt freie Termine vorschlagen und eintragen kann. Kein lästiges Hin- und Her mehr – der Termin ist gebucht während du noch beim nächsten Kunden bist.

Noch weitere Fragen?

Kein Problem – wir beantworten sie gerne persönlich.

Was kostet der KI-Telefonassistent pro Monat?

Ab 299 € pro Monat, zuzüglich einer einmaligen Setup-Gebühr für die individuelle Einrichtung. Keine versteckten Kosten. In einem kurzen Gespräch zeigen wir dir genau was auf dich zukommt.

Ersetzt der Assistent eine Arbeitskraft?

Dienstleistungsbetriebe übernimmt der Assistent Aufgaben die bisher Zeit von dir oder deinem Team gekostet haben – Anrufe annehmen, Termine koordinieren, Anfragen erfassen. So bleibt die Kapazität für die Arbeit beim Kunden vor Ort. Die Arbeit die wirklich einen Menschen braucht, bleibt beim Menschen.