KI-Telefonassistent für Arztpraxen

Für Hausarztpraxen, Zahnarztpraxen, Fachärzte, Physiotherapie-, Ergotherapie-Praxen, Tierärzte – überall dort, wo täglich viele Patienten anrufen und Termine organisiert werden müssen.

Automatische Telefonannahme – damit sich dein Team auf die Patienten konzentrieren kann

Arzt- und Zahnarztpraxen, Physiotherapeuten, Tierärzte – überall dasselbe Bild: Das Telefon klingelt ununterbrochen, die Anmeldung ist gleichzeitig mit Patienten im Gespräch, und jeder Anruf der nicht angenommen wird ist ein Patient der sich woanders anmeldet. Der KI-Telefonassistent übernimmt automatisch eingehende Anrufe, beantwortet häufige Fragen, erfasst Anliegen und organisiert Termine – ohne dass Dein Team unterbrochen wird. Vollständig DSGVO-konform, Daten ausschließlich auf Servern in der EU, Einrichtung komplett durch uns.

1

Patient ruft an

Der Assistent nimmt sofort ab – auch wenn die Anmeldung besetzt ist oder die Praxis gerade geschlossen hat.

2

Anliegen wird erfasst

Terminwunsch, Fachrichtung und Dringlichkeit werden strukturiert aufgenommen und direkt weitergeleitet.

3

Termin wird organisiert

Auf Wunsch bucht der Assistent den Termin direkt in Ihren Kalender – inklusive automatischer Erinnerung an den Patienten.

Und während der Assistent telefoniert – läuft die Dokumentenablage mit.

Neben der Telefonassistenz verarbeitet das System auf Wunsch auch eingehende Dokumente automatisch – Überweisungen, Laborberichte und Abrechnungsunterlagen werden erkannt, extrahiert und sauber abgelegt. Weniger Papierkram, mehr Zeit für Patienten.

📥 Erkennung

Dokumente werden automatisch aus E-Mails erkannt.

📃Extraktion

Betrag, Datum und Lieferant werden automatisch übernommen.

🗂️ Ablage

Alles wird sortiert abgelegt – jederzeit auffindbar, buchhalterisch vorbereitet.

So funktioniert es

✔ Anrufe werden automatisch übernommen
Digitale Assistenten nehmen Anrufe entgegen, beantworten Fragen, erfassen Anliegen und geben Euch nur die wichtigen Infos weiter.

✔ Termine werden automatisch organisiert
Termine werden direkt angeboten, gebucht und sauber im System hinterlegt.

✔ Erinnerungen reduzieren Ausfälle
Patienten erhalten automatische Erinnerungen per SMS oder Anruf. Weniger vergessene Termine, weniger Leerlauf im Kalender.

✔ Notfälle werden priorisiert
Dringende Anliegen werden sofort erkannt und entsprechend weitergeleitet, normale Termine strukturiert gesammelt.

✔ Mehr Ruhe im Praxisalltag
Das Telefon klingelt nicht mehr ununterbrochen. Mehr Ruhe im Alltag und weniger Unterbrechungen.

Damit das Telefon nicht mehr ununterbrochen klingelt – und ihr euch voll auf eure Patienten konzentrieren könnt.

Eine Investition in deinen Betrieb

Ein nicht wahrgenommener Termin, ein verpasster Anruf, ein Patient der sich woanders anmeldet – das summiert sich schnell zu tausenden Euro im Jahr. Wenn Termine zuverlässig organisiert und erinnert werden und Ausfälle sinken, rechnet sich eine gute Lösung oft schneller als gedacht.

✓ 24/7 erreichbar

✓ Keine Krankheit, kein Urlaub, keine Ausfälle

✓ Sofort einsatzbereit

✓ Gleichbleibende Qualität

✓ Alle Infos automatisch dokumentiert

Lass uns gemeinsam schauen, ob es für dich passt

Jeder Betrieb ist anders. Deshalb sprechen wir zuerst ganz in Ruhe über deine Situation und zeigen, wo wir sinnvoll helfen können – unverbindlich und ohne Druck.

Wenn es passt, kommen wir auch gern persönlich vorbei und erklären alles verständlich.
So kannst du selbst entscheiden, ob und wie du starten möchtest.

Fabian Becker
Gründer von Kontor Digital

Fragen & Antworten

Wie wird der Datenschutz für Patientendaten sichergestellt?

Datenschutz hat bei uns oberste Priorität – gerade im Gesundheitsbereich. Alle Daten werden ausschließlich auf Servern innerhalb der EU verarbeitet und gespeichert. Wir unterstützen euch bei der korrekten Dokumentation und beim Abschluss des notwendigen Auftragsverarbeitungsvertrags, sodass die Praxis rechtlich vollständig abgesichert ist.

Ich habe Interesse – wie läuft das in einer Praxis ab?

Wir kommen einfach bei euch in der Praxis vorbei oder sprechen per Telefon. Wir schauen uns gemeinsam an, wie der Arbeitsalltag aktuell aussieht: Wann klingelt das Telefon am meisten? Wer nimmt aktuell ab? Was geht dabei verloren? Danach richten wir alles vollständig im Hintergrund ein – du musst nichts selbst konfigurieren und deinen Arbeitsalltag nicht umstellen. Auch nach dem Start sind wir jederzeit erreichbar wenn etwas angepasst werden soll.

Können Patienten direkt Termine buchen oder nur Rückrufwünsche hinterlassen?

Beides ist möglich. Auf Wunsch richten wir eine direkte Kalenderanbindung ein, sodass Patienten sofort einen passenden Termin buchen können. Alternativ erfasst der Assistent den Terminwunsch und deine Anmeldung bucht ihn beim nächsten freien Moment ein – ganz wie ihr es bevorzugt.

Was passiert bei einem medizinischen Notfall?

Der Assistent erkennt dringende Anliegen und behandelt sie entsprechend. Echte Notfälle werden auf Wunsch sofort an euch weitergeleitet – damit kein Patient in einer kritischen Situation in einer Warteschleife landet.

Noch weitere Fragen?

Kein Problem – wir beantworten sie gerne persönlich.

Ersetzt der Assistent unsere Anmeldungskraft?

Für viele Praxen übernimmt der Assistent einen Großteil der telefonischen Aufgaben die sonst eine zusätzliche Person am Empfang erfordern würden – Terminanfragen entgegennehmen, Patienten erinnern, Rückrufe organisieren und häufige Fragen beantworten. Dein Team am Empfang konzentriert sich vollständig auf die Patienten die direkt vor Ort sind – genau dort wo persönliche Betreuung wirklich zählt. Die Arbeit die wirklich einen Menschen braucht, bleibt beim Menschen.