KI-Telefonassistent für Kanzleien und Steuerberater

Für Steuerberater, Anwaltskanzleien, Notare und Rechtsdienstleister – überall dort, wo viele Anrufe eingehen, Termine koordiniert werden und Mandanten schnelle Antworten erwarten.

Automatische Telefonannahme – professionell, diskret, jederzeit erreichbar

Anwaltskanzleien und Steuerberater stehen täglich vor derselben Herausforderung: Du sitzt in einer Beratung oder im Gerichtssaal, das Telefon klingelt – und jeder nicht angenommene Anruf könnte ein neues Mandat sein. Gleichzeitig erfordern Mandantenanfragen Diskretion und eine professionelle Gesprächsführung. Der KI-Telefonassistent nimmt Anrufe entgegen, erfasst das Anliegen professionell und diskret und leitet die relevanten Informationen strukturiert an dich weiter – ohne dass vertrauliche Details im Raum stehen. Vollständig DSGVO-konform, Einrichtung komplett durch uns.

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Mandant ruft an

Der Assistent nimmt professionell ab – auch während einer laufenden Beratung oder außerhalb der Kanzleizeiten.

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Anliegen wird diskret erfasst

Kontaktdaten, Rechtsgebiet und Dringlichkeit werden strukturiert aufgenommen – ohne unnötige Details zu erfragen.

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Weiterleitung an dich

Du erhältst eine strukturierte Zusammenfassung und entscheidest selbst, wann und wie du zurückrufst.

Und während der Assistent telefoniert – läuft die Dokumentenablage mit.

Ergänzend dazu verarbeitet das System auf Wunsch eingehende Dokumente automatisch – Schreiben, Rechnungen und Mandantenunterlagen werden erkannt, extrahiert und sauber abgelegt. Weniger Verwaltungsaufwand, mehr Kapazität für deine eigentliche Arbeit.

📥 Erkennung

Rechnungen, Unterlagen etc. werden automatisch aus E-Mails erkannt.

📃Extraktion

Beträge, Datum usw. werden automatisch übernommen.

🗂️ Ablage

Alles wird sortiert abgelegt – jederzeit auffindbar, buchhalterisch vorbereitet.

So funktioniert es

✔ Anrufe werden strukturiert aufgenommen
Digitale Assistenten nehmen Mandantenanrufe entgegen, erfassen Anliegen und Dringlichkeit und leiten euch eine kurze Zusammenfassung weiter. So geht kein wichtiger Kontakt verloren.

✔ Termine werden automatisch organisiert
Beratungstermine oder Rückrufe werden direkt vorgeschlagen und bestätigt. Weniger Hin- und Her-Telefonate, klarere Kalender.

✔ Dringende Fälle werden priorisiert
Eilige Anliegen werden sofort erkannt und weitergeleitet, normale Anfragen strukturiert gesammelt. Dein Team behält den Überblick.

✔ Mehr Ruhe im Kanzleialltag
Weniger Unterbrechungen am Empfang und weniger Rückrufe nach Feierabend. Das Team kann sich auf Mandate konzentrieren.

✔ Ordnung bei Dokumenten und E-Mails
Rechnungen, Unterlagen oder Anfragen aus E-Mails werden automatisch erkannt und sauber abgelegt – für mehr Übersicht im Büro.

✔ Mehr Sichtbarkeit mit unserer digitalen Grundausstattung
Mit unserer digitalen Grundausstattung erhältst Du eine professionelle Website und bessere Auffindbarkeit bei Google. So finden neue Mandanten deine Kanzlei leichter und du wirkst sofort seriös.

Weniger Telefonchaos – mehr Zeit für eure Mandanten.

Eine Investition in deinen Betrieb

Verpasste Mandantenanfragen oder zu späte Rückrufe kosten Vertrauen und Umsatz.
Wenn jede Anfrage strukturiert aufgenommen wird, rechnet sich eine gute Lösung oft schneller als gedacht.

✓ 24/7 erreichbar

✓ Keine Krankheit, kein Urlaub, keine Ausfälle

✓ Sofort einsatzbereit

✓ Gleichbleibende Qualität

✓ Alle Infos automatisch dokumentiert

Lass uns gemeinsam schauen, ob es für dich passt

Jeder Betrieb ist anders. Deshalb sprechen wir zuerst ganz in Ruhe über deine Situation und zeigen, wo wir sinnvoll helfen können – unverbindlich und ohne Druck.

Wenn es passt, kommen wir auch gern persönlich vorbei und erklären alles verständlich.
So kannst du selbst entscheiden, ob und wie du starten möchtest.

Fabian Becker
Gründer von Kontor Digital

Fragen & Antworten

Wie wird die Vertraulichkeit von Mandantengesprächen sichergestellt?

Der Assistent ist darauf ausgelegt, Anliegen professionell und diskret aufzunehmen ohne unnötige Details zu erfragen. Alle Daten werden ausschließlich auf Servern innerhalb der EU verarbeitet. Wir unterstützen dich beim Abschluss des notwendigen Auftragsverarbeitungsvertrags und bei der korrekten Dokumentation – sodass deine Kanzlei datenschutzrechtlich vollständig abgesichert ist.

Ich habe Interesse – wie läuft das in einer Kanzlei ab?

Wir kommen gerne persönlich in deine Kanzlei vorbei – selbstverständlich diskret und außerhalb deiner Beratungszeiten. Gemeinsam schauen wir uns an, wie Mandantenanrufe aktuell ablaufen, welche Fragen häufig gestellt werden und wo am meisten Zeit verloren geht. Danach richten wir alles vollständig im Hintergrund ein. Auch nach dem Start sind wir jederzeit erreichbar wenn etwas angepasst werden soll.

Kann der Assistent auch als erster Kontaktpunkt für neue Mandanten dienen?

Ja – und das ist für viele Kanzleien einer der größten Vorteile. Der Assistent nimmt Erstanfragen professionell entgegen, erfasst das Rechtsgebiet und die Kontaktdaten und stellt sicher dass keine potenzielle Mandantenanfrage unbeantwortet bleibt. So hinterlässt deine Kanzlei vom ersten Moment an einen professionellen Eindruck.

Was passiert bei dringenden rechtlichen Angelegenheiten?

Dringende Anliegen – etwa Fristen, Haftanordnungen oder akute rechtliche Situationen – werden vom Assistenten erkannt und entsprechend priorisiert. Echte Notfälle können auf Wunsch direkt an dich oder einen Kollegen weitergeleitet werden, damit kein Mandant in einer kritischen Situation ohne Rückmeldung bleibt.

Noch weitere Fragen?

Kein Problem – wir beantworten sie gerne persönlich.

Ersetzt der Assistent meine Kanzleisekretärin?

Für viele Kanzleien übernimmt der Assistent einen großen Teil der telefonischen Erstkommunikation – Mandantenanfragen entgegennehmen, Anliegen erfassen, Rückrufe koordinieren. Deine Sekretärin konzentriert sich auf die Aufgaben die wirklich Aufmerksamkeit erfordern: die persönliche Mandantenbetreuung und die Unterstützung laufender Mandate. Die Arbeit die wirklich einen Menschen braucht, bleibt beim Menschen.