KI-Telefonassistent für Recruiter & Personalvermittlungen

Für Personalvermittler, Headhunter und Recruiting-Teams – dort, wo täglich Dutzende Kandidaten kontaktiert werden müssen, aber nur ein Bruchteil davon wirklich passt.

Automatische Kandidatenvorqualifizierung – kein Zeitverlust mehr mit den falschen Gesprächen

Recruiter kennen das Problem: 100 Kandidaten auf der Liste und am Ende passen vielleicht zehn davon wirklich. Wer noch gar nicht wechseln will, dessen Gehaltsvorstellung 40 % über dem Budget liegt oder der schlicht nicht erreichbar ist, kostet wertvolle Zeit. Zeit, die fehlt, um die wirklich passenden Kandidaten zu finden.

Der KI-Telefonassistent ruft jeden Kandidaten direkt nach Eingang der Bewerbung an. In einem kurzen Gespräch klärt er Verfügbarkeit, echtes Wechselinteresse, Gehaltsvorstellung und relevante Qualifikationen. Auf Deutsch, Englisch und weiteren Sprachen. Dein Team erhält am Ende nur noch die Kandidaten, bei denen es sich wirklich lohnt, fertig zusammengefasst, terminbereit.

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Kandidat geht ein

Der Assistent kontaktiert jeden Bewerber automatisch direkt nach Eingang, auch außerhalb der Bürozeiten.

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Vorqualifizierung in wenigen Minuten

Wechselbereitschaft, Verfügbarkeit, Gehaltsvorstellung und Qualifikationen werden strukturiert abgefragt und dokumentiert.

3

Nur die richtigen landen bei dir

Kandidaten, die passen und erreichbar sind, werden direkt in den Kalender gebucht. Alle anderen aussortiert, ohne dass dein Team einen einzigen Anruf geführt hat.

Und während der Assistent telefoniert – läuft die Dokumentenverarbeitung mit.

Auf Wunsch werden eingehende Unterlagen automatisch abgelegt. Bewerbungsunterlagen, Lebensläufe und Zeugnisse werden erkannt, extrahiert und strukturiert abgelegt. Weniger Verwaltungsaufwand, mehr Zeit für echte Recruiting-Arbeit.

📥 Erkennung

Dokumente werden automatisch aus E-Mails und Bewerbungsportalen erkannt.

📃Extraktion

Lebensläufe, Anschreiben, Anhänge usw. werden automatisch erfasst.

🗂️ Ablage

Alles wird strukturiert abgelegt – übersichtlich, aufrufbar, sofort nutzbar.

So funktioniert es

✔ Kandidaten werden automatisch erstvorqualifiziert
Der Assistent übernimmt den ersten Kontakt, fragt Wechselbereitschaft, Verfügbarkeit und Gehaltsvorstellung ab und dokumentiert alles strukturiert. Dein Team spricht nur noch mit Kandidaten, die wirklich in Frage kommen.

✔ Sofortige Reaktion – bessere Platzierungsquote
Kandidaten werden direkt nach Bewerbungseingang kontaktiert, nicht erst Tage später. Wer zuerst dran ist, sichert sich die besten Profile, bevor sie anderswo zusagen.

✔ Keine unpassenden Gespräche mehr
Falsche Gehaltsvorstellungen, fehlende Qualifikationen oder kein echtes Wechselinteresse werden herausgefiltert, bevor ein Recruiter auch nur das Telefon in die Hand nimmt.

✔ Mehrsprachiger Einsatz ohne Mehraufwand
Der Assistent qualifiziert Kandidaten auf Deutsch, Englisch und weiteren Sprachen, ideal für internationale Besetzungen oder mehrsprachige Kandidatenpools.

✔ Alle Gespräche automatisch dokumentiert
Jedes Kandidatengespräch wird zusammengefasst und übersichtlich weitergeleitet. Keine vergessenen Details, keine fehlenden Rückrufnotizen – alles sofort einsatzbereit für den nächsten Schritt.

Weniger Anrufliste abarbeiten – mehr echte Kandidaten platzieren.

Eine Investition in deinen Betrieb

Ein paar verpasste Anrufe pro Woche können summiert zehntausende Euro Umsatz im Jahr kosten.
Wenn jede Anfrage aufgenommen wird und nichts mehr liegen bleibt, rechnet sich eine gute Lösung oft schneller als gedacht.

✓ 24/7 erreichbar

✓ Keine Krankheit, kein Urlaub, keine Ausfälle

✓ Sofort einsatzbereit

✓ Gleichbleibende Qualität

✓ Alle Infos automatisch dokumentiert

Lass uns gemeinsam schauen, ob es für dich passt

Jeder Betrieb ist anders. Deshalb sprechen wir zuerst ganz in Ruhe über deine Situation und zeigen, wo wir sinnvoll helfen können – unverbindlich und ohne Druck.

Wenn es passt, kommen wir auch gern persönlich vorbei und erklären alles verständlich.
So kannst du selbst entscheiden, ob und wie du starten möchtest.

Fabian Becker
Gründer von Kontor Digital

Fragen & Antworten

Was passiert, wenn ein Kandidat außerhalb der Bürozeiten eingeht?

Der Assistent kann Kandidaten direkt nach Eingang kontaktieren, auch um 19 Uhr oder am Samstagvormittag. Gerade bei gefragten Profilen ist Schnelligkeit entscheidend. Während Wettbewerber erst am nächsten Werktag anrufen, hat dein Assistent das Gespräch längst geführt und den Kandidaten in deinen Kalender gebucht.

Kann der Assistent wirklich beurteilen, ob ein Kandidat zum Job passt?

Der Assistent führt kein inhaltliches Fachinterview – das bleibt Aufgabe deines Teams. Was er übernimmt, ist die strukturierte Erstqualifizierung: Wechselbereitschaft, Verfügbarkeit, Gehaltsvorstellung und die Abfrage konkreter K.O.-Kriterien wie Führerschein, Sprachkenntnisse oder Reisebereitschaft. So landet bei dir nur, wer die Basics erfüllt. Und du kannst dich auf das konzentrieren, was wirklich Expertise braucht.

Wie läuft die Einrichtung ab – müssen wir selbst etwas tun?

Nein. Wir übernehmen die vollständige Einrichtung im Hintergrund. Gemeinsam klären wir vorab, welche Qualifikationen und K.O.-Kriterien für eure typischen Stellen relevant sind, wie der Assistent sprechen soll und welche Informationen ihr vom Erstgespräch braucht. Danach läuft alles automatisch – ohne Unterbrechung eures Tagesgeschäfts.

Funktioniert das auch bei sehr unterschiedlichen Stellenprofilen?

Ja. Der Assistent lässt sich für verschiedene Stellenprofile individuell konfigurieren, mit jeweils eigenen Qualifikationsfragen und K.O.-Kriterien. Ob ihr IT-Fachkräfte, kaufmännisches Personal oder gewerbliche Stellen besetzt: das System passt sich an, nicht ihr ans System.

Noch weitere Fragen?

Kein Problem – wir beantworten sie gerne persönlich.

Ist der Einsatz des KI-Telefonassistenten DSGVO-konform?

Ja, vollständig. Alle Gespräche werden DSGVO-konform verarbeitet, die Kandidaten werden zu Beginn des Gesprächs auf die Aufzeichnung hingewiesen und geben ihr Einverständnis. Die Daten werden ausschließlich auf europäischen Servern gespeichert und nicht an Dritte weitergegeben. Für Recruiting-Unternehmen, die ohnehin sensibel mit Bewerberdaten umgehen müssen, ist das ein wichtiger Punkt – und einer, den wir von Anfang an mitgedacht haben.